Business: صندوق الوارد المشترك
صفحة أعمال وروابط قوالب وصندوق وارد مشترك، ليرسل العملاء المستندات بعد أن يقول فريقك نعم.
قبل أن تبدأ
تحتاج إلى خطة «Business» مقابل USD 19.99 شهريًا إضافة إلى الدفع حسب الاستخدام. وهي تتضمن 10 أعضاء (يُعدّ المالك واحدًا منهم) و3 أجهزة استقبال؛ ويكلّف كل عضو إضافي USD 1.99 وكل جهاز استقبال إضافي USD 2.99 شهريًا. أبقِ جهاز استقبال متصلًا — جهاز الاستقبال على سطح المكتب، أو صندوق وارد ويب مفتوحًا، أو هاتف موظف — ليتمكن العملاء من الوصول إليك مباشرةً.
الخطوات
- أنشئ حساب الشركة بوصفك المالك؛ فالمالك يدفع ويتولى الفوترة.
- ادعُ الأعضاء بالبريد الإلكتروني وحدّد دور كل منهم: مالك أو مدير أو موظف. يستخدم كل عضو أجهزته الخاصة، بحد أقصى 3 لكل منهم.
- اضبط اسم صفحة الأعمال وصورتها؛ فيراهما العميل، متحققًا منهما، قبل أن يقرع الجرس.
- أنشئ روابط قوالب لما تجمعه: حجز أو تقييم أو مستند أو تأكيد أو عام أو غرفة. واطبع بطاقات QR للمكتب أو الطاولة أو الرسالة.
- اضبط ساعات الاستقبال وما إذا كانت مرنة أم صارمة، واختر توجيه صندوق الوارد: أول من يقبل، أو روابط مُسندة إلى مكتب أو موقع أو عضو.
- اعمل في صندوق الوارد: اقرأ بطاقة الطلب الواحدة، وتحقق من رمز المقارنة إذا كان العميل معك، ثم اضغط «تأكيد». وحدّد نفسك في الخدمة أو خارج الخدمة على كل جهاز، وانظر من تولّى الجلسة.
- بالنسبة إلى مجموعة، سمِّ الرابط وحدّد عددًا متوقعًا، فيُظهر صندوق الوارد «3 من 6» مع وصول الضيوف، كلٌّ في جلسة خاصة به.
- راقب الاستخدام واضبط سقف الإنفاق (USD 50 افتراضيًا، ويمكن ضبطه حتى USD 1,000). وصدّر سجل التدقيق عند الحاجة إليه؛ فهو يحمل البيانات الوصفية فقط.
ما يراه الطرف الآخر
يمسح العميل الرمز، ويرى اسمك وصورتك المتحقق منهما وما إذا كنت «يستقبل الآن» أو «لا يستقبل الآن»، ويرسل بطاقة طلب واحدة: حجزًا، أو نص تقييم، أو «لديّ مستندات للغرفة 212»، أو طلب تأكيد بالفيديو. ولا ينتقل أي ملف أو صورة أو تسجيل في أول اتصال. وردّك — تأكيد أو إيصال أو شكر — يقبل الاتصال لتلك الجلسة، وحينها فقط تتدفق المستندات أو الصورة أو الفيديو مباشرةً.
إذا حدث خطأ ما
عند إيقاف كل جهاز استقبال، يقول الرابط بصراحة إنك لا تستقبل الآن؛ ولا تزال بطاقة الطلب الواحدة قادرة على الانتظار في الخانة المختومة في الساعات المرنة، بينما تنتظر الملفات على جهاز العميل. وفي الساعات الصارمة، تُرفض الجلسات الجديدة مع ذكر وقت الفتح التالي. وإزالة عضو أو جهاز استقبال تلغي الوصول فورًا وتدوّر مفتاح صندوق الوارد؛ وتبقى البطاقات المطبوعة عاملة.
لمطبعة
تستقبل المطبعة ملفات التصميم كما تستقبل العيادة المستندات، مع رفع سقوف الرابط لملفات الطباعة. أنشئ رابط مستندات لكل خط إنتاج — «بطاقات الأعمال» و«الطباعة بالحجم الكبير» و«ملفات التصميم لطلبك» — واضبط maxFiles وmaxBytes الخاصين بالرابط لملفات التصميم الحقيقية، لأن الافتراضي في القالب، وهو 10 ملفات و50 MB، يناسب الرسائل لا ملفات PDF الخاصة بالمطابع؛ وضيّق الأنواع المقبولة إلى ما يقبله قسم ما قبل الطباعة. ضع جهاز الاستقبال على سطح المكتب في حاسوب ما قبل الطباعة، ومجلد الحفظ فيه هو المجلد الذي تراقبه أدوات الفحص المسبق (preflight) لديك بالفعل؛ ويصل كل ملف ومعه سجل مرافق يذكر المرسِل والرابط وقيمة التجزئة. تقف بطاقة QR عند المنضدة، ويوضع الرابط نفسه في رسالة تأكيد الطلب بالبريد الإلكتروني؛ والعميل الذي يزورك ويستخدم شبكة Wi-Fi لديك يرسل مباشرة دون ترحيل. وتبقى المحادثة قناة العمل: «تم الاستلام»، ثم إعادة البروفة للموافقة، ثم الملف المصحَّح مرة أخرى.
الحدود
بعد التأكيد، تقيّد سقوف القالب عملية النقل المباشرة: المستندات حتى 10 ملفات و50 MB، وفيديو التأكيد ملف واحد و500 MB، ما لم يضبط الرابط سقوفه الخاصة (هذان الرقمان بالميغابايت العشري، 1 MB = 1,000,000 بايت؛ وكل حجم آخر يُحسب بوحدة GiB). تتيح Business 200 ملف في كل عملية نقل، و2 GiB في المتصفح، و1 GiB على iPhone، و50 GiB إلى جهاز استقبال، وغرفًا من 16 عضوًا، و30 GiB و3,000 دقيقة مرحَّلة مشمولة كل شهر، وسجلًا على الجهاز لمدة 90 يومًا مع التصدير. الوقت المحدود يعني وصولًا محدودًا، لا نسخًا محدودة: لا نستطيع منع لقطة شاشة أو نسخة محفوظة.