Business: la bandeja compartida
Una página de negocio, enlaces de plantilla y una bandeja compartida para que tus clientes envíen documentos después de que tu equipo diga que sí.
Antes de empezar
Necesitas el plan Business, de USD 19,99 al mes más el pago por uso. Incluye 10 miembros (el propietario cuenta como uno) y 3 receptores; los miembros extra cuestan USD 1,99 y los receptores extra USD 2,99 al mes. Mantén un receptor en línea (el receptor de escritorio, una bandeja web abierta o un teléfono del personal) para que tus clientes puedan contactarte en vivo.
Pasos
- Crea la cuenta de la empresa como propietario; el propietario paga y lleva la facturación.
- Invita a los miembros por correo electrónico y pon el rol de cada uno: propietario, administrador o personal. Cada miembro usa sus propios dispositivos, 3 como máximo cada uno.
- Pon el nombre y la foto de la página del negocio; el cliente los ve, verificados, antes de llamar al timbre.
- Crea enlaces de plantilla para lo que recoges: reserva, reseña, documento, confirmación, genérico o sala. Imprime las tarjetas con código QR para el mostrador, la mesa o la carta.
- Pon el horario de recepción y si es flexible o estricto, y elige cómo se reparte la bandeja: quien primero acepta, o enlaces asignados a un mostrador, un lugar o un miembro.
- Trabaja en la bandeja: lee la única tarjeta de solicitud, comprueba el código de comparación si el cliente está contigo y luego toca Confirmar. Márcate de guardia o fuera de guardia en cada dispositivo, y mira quién tomó cada sesión.
- Para un grupo, etiqueta el enlace y pon una cantidad esperada, para que la bandeja muestre «3 de 6» a medida que llegan los invitados, cada uno en su propia sesión privada.
- Mira el uso y pon el límite de gasto (USD 50 por defecto, ajustable a USD 1000). Exporta la auditoría cuando la necesites; lleva solo metadatos.
Lo que ve el otro lado
El cliente escanea, ve tu nombre y tu foto verificados y si estás «Recibiendo ahora» o «No está recibiendo ahora», y envía una tarjeta de solicitud: una reserva, el texto de una reseña, «Tengo documentos para la habitación 212» o una solicitud de confirmación por vídeo. Ningún archivo, foto ni grabación viaja en un primer contacto. Tu respuesta (Confirmar, un recibo, un agradecimiento) acepta el contacto para esa sesión, y solo entonces los documentos, la foto o el vídeo fluyen en vivo.
Si algo sale mal
Con todos los receptores apagados, el enlace dice con honestidad que ahora no estás recibiendo; la única tarjeta de solicitud aún puede esperar en el buzón sellado con el horario flexible, mientras los archivos esperan en el dispositivo del cliente. Con el horario estricto, las sesiones nuevas se rechazan con la próxima hora de apertura. Quitar a un miembro o un receptor revoca su acceso al instante y rota la clave de la bandeja; las tarjetas impresas siguen funcionando.
Para una imprenta
Una imprenta recibe arte final como una clínica recibe documentos, con los topes del enlace subidos para los archivos de impresión. Crea un enlace de documentos por línea de producto («Tarjetas de visita», «Gran formato», «Arte final de tu pedido») y define los maxFiles y maxBytes propios del enlace para el arte final real, ya que los 10 archivos y 50 MB por defecto de la plantilla sirven para cartas, no para PDF de imprenta; limita los tipos aceptados a lo que admite la preimpresión. Pon el receptor de escritorio en la computadora de preimpresión, con su carpeta de guardado en la misma carpeta que ya vigilan tus herramientas de comprobación previa (preflight); cada archivo llega con un registro adjunto que indica quién lo envió, el enlace y el hash. La tarjeta QR se queda en el mostrador y el mismo enlace va en el correo de confirmación del pedido; un cliente que llega en persona y está en tu Wi-Fi envía directamente, sin relay. La conversación sigue siendo el canal del trabajo: «recibido», la prueba de vuelta para su aprobación, el archivo corregido otra vez.
Límites
Tras la confirmación, los topes de la plantilla rigen la transferencia en vivo: documentos de hasta 10 archivos y 50 MB, una confirmación por vídeo de un archivo y 500 MB, salvo que el enlace ponga sus propios topes (esas dos cifras son megabytes decimales, 1 MB = 1 000 000 bytes; todos los demás tamaños se cuentan en GiB). Business permite 200 archivos por transferencia, 2 GiB en un navegador, 1 GiB en iPhone y 50 GiB hacia un receptor, salas de 16 miembros, 30 GiB y 3000 minutos por relay incluidos cada mes, e historial en el dispositivo durante 90 días más exportación. Tiempo limitado significa acceso limitado, no copias limitadas: no podemos impedir una captura de pantalla ni una copia guardada.