Business : la boîte de réception partagée
Une page d'entreprise, des liens modèles et une boîte de réception partagée pour que les clients envoient des documents après l'accord de votre équipe.
Avant de commencer
Il vous faut l'offre Business à 19,99 USD par mois, plus le paiement à l'usage. Elle inclut 10 membres (le propriétaire compte pour un) et 3 destinataires ; les membres supplémentaires coûtent 1,99 USD et les destinataires supplémentaires 2,99 USD par mois. Gardez un destinataire en ligne — le destinataire pour ordinateur, une boîte de réception web ouverte ou un téléphone d'un collaborateur — pour que les clients puissent vous joindre en direct.
Étapes
- Créez le compte de l'entreprise en tant que propriétaire ; le propriétaire paie et détient la facturation.
- Invitez les membres par e-mail et définissez chaque rôle : propriétaire, administrateur ou collaborateur. Chaque membre utilise ses propres appareils, 3 au maximum chacun.
- Définissez le nom et la photo de la page de l'entreprise ; un client les voit, vérifiés, avant de sonner.
- Créez des liens modèles pour ce que vous collectez : réservation, avis, document, confirmation, général ou salon. Imprimez les cartes QR pour le comptoir, la table ou le courrier.
- Définissez les heures de réception et leur mode, souple ou strict, et choisissez l'acheminement de la boîte de réception : premier à accepter, ou liens attribués à un guichet, à un lieu ou à un membre.
- Travaillez dans la boîte de réception : lisez l'unique carte de demande, vérifiez le code de comparaison si le client est avec vous, puis touchez « Confirmer ». Indiquez sur chaque appareil si vous êtes de garde ou non, et voyez par qui une session a été « prise en charge ».
- Pour un groupe, étiquetez le lien et définissez un nombre attendu, pour que la boîte de réception affiche « 3 sur 6 » à mesure que les invités arrivent, chacun dans sa propre session privée.
- Surveillez l'utilisation et définissez le plafond de dépenses (50 USD par défaut, réglable jusqu'à 1 000 USD). Exportez l'audit quand vous en avez besoin ; il ne contient que des métadonnées.
Ce que voit l'autre côté
Un client scanne, voit votre nom et votre photo vérifiés ainsi que la mention « Reçoit en ce moment » ou « Ne reçoit pas en ce moment », et envoie une carte de demande : une réservation, un texte d'avis, « J'ai des documents pour la chambre 212 » ou une demande de confirmation vidéo. Aucun fichier, aucune photo et aucun enregistrement ne circule lors d'un premier contact. Votre réponse — « Confirmer », un reçu, un remerciement — accepte le contact pour cette session, et ce n'est qu'ensuite que les documents, la photo ou la vidéo circulent en direct.
En cas de problème
Quand tous les destinataires sont éteints, le lien indique honnêtement que vous ne recevez pas en ce moment ; l'unique carte de demande peut encore attendre dans l'emplacement scellé en mode souple, tandis que les fichiers attendent sur l'appareil du client. En mode strict, les nouvelles sessions sont refusées avec la prochaine heure d'ouverture. Retirer un membre ou un destinataire révoque l'accès aussitôt et renouvelle la clé de la boîte de réception ; les cartes imprimées continuent de fonctionner.
Pour une imprimerie
Une imprimerie reçoit des fichiers d'impression comme une clinique reçoit des documents, avec les plafonds du lien relevés pour les fichiers destinés à la presse. Créez un lien de document par gamme de produits — « Cartes de visite », « Grand format », « Fichiers pour votre commande » — et fixez les maxFiles et maxBytes propres au lien pour de vrais fichiers d'impression, puisque les 10 fichiers et 50 MB par défaut du modèle conviennent à des courriers, pas à des PDF destinés à la presse ; limitez les types acceptés à ce que la préimpression prend en charge. Installez le destinataire pour ordinateur sur l'ordinateur de préimpression, avec son dossier d'enregistrement sur le dossier que vos outils de contrôle préalable (preflight) surveillent déjà ; chaque fichier arrive avec une fiche d'accompagnement qui nomme l'expéditeur, le lien et le hachage. La carte QR se dresse au comptoir et le même lien figure dans l'e-mail de confirmation de commande ; un client de passage sur votre Wi-Fi envoie directement, sans relais. La discussion reste le canal de la commande : « reçu », l'épreuve renvoyée pour validation, le fichier corrigé de nouveau.
Limites
Après confirmation, les plafonds du modèle encadrent le transfert en direct : documents jusqu'à 10 fichiers et 50 MB, une vidéo de confirmation un fichier et 500 MB, sauf si le lien fixe ses propres plafonds (ces deux chiffres sont en mégaoctets décimaux, 1 MB = 1 000 000 octets ; toutes les autres tailles sont comptées en GiB). Business autorise 200 fichiers par transfert, 2 GiB dans un navigateur, 1 GiB sur iPhone et 50 GiB vers un destinataire, des salons de 16 membres, 30 GiB et 3 000 minutes via le relais inclus chaque mois, et un historique sur l'appareil de 90 jours plus l'export. Durée limitée signifie accès limité, pas copies limitées : nous ne pouvons pas empêcher une capture d'écran ni une copie enregistrée.