Business: der gemeinsame Posteingang
Eine Business-Seite, Vorlagenlinks und ein gemeinsamer Posteingang, damit Kunden Unterlagen senden, nachdem dein Team Ja gesagt hat.
Bevor du anfängst
Du brauchst den Business-Tarif für USD 19,99 im Monat plus Abrechnung nach Verbrauch. Er enthält 10 Mitglieder (der Inhaber zählt als eines) und 3 Empfänger; weitere Mitglieder kosten USD 1,99 und weitere Empfänger USD 2,99 im Monat. Halte einen Empfänger online — den Desktop-Empfänger, einen offenen Web-Posteingang oder ein Mitarbeitertelefon —, damit Kunden dich live erreichen.
Schritte
- Erstelle als Inhaber das Firmenkonto; der Inhaber zahlt und hält die Abrechnung.
- Lade Mitglieder per E-Mail ein und stelle für jede Person die Rolle ein: Inhaber, Admin oder Mitarbeiter. Jedes Mitglied nutzt eigene Geräte, höchstens 3 pro Person.
- Stelle Name und Bild der Business-Seite ein; ein Kunde sieht beides geprüft, bevor er klingelt.
- Erstelle Vorlagenlinks für das, was du sammelst: Buchung, Bewertung, Dokumentanfrage, Bestätigung, Allgemein oder Raum. Drucke die QR-Karten für die Theke, den Tisch oder den Brief.
- Stelle die Empfangszeiten ein und ob sie weich oder hart sind, und wähle, wie der Posteingang verteilt: Wer zuerst annimmt, oder Links, die einer Theke, einem Standort oder einem Mitglied zugeordnet sind.
- Arbeite den Posteingang ab: Lies die eine Anfragekarte, prüfe den Vergleichscode, wenn der Kunde bei dir ist, und tippe dann auf „Bestätigen“. Melde dich auf jedem Gerät als im Dienst oder nicht im Dienst und sieh, von wem eine Sitzung „übernommen“ wurde.
- Beschrifte für eine Gruppe den Link und stelle eine erwartete Anzahl ein, damit der Posteingang „3 von 6“ zeigt, wenn Gäste ankommen, jede Person in einer eigenen privaten Sitzung.
- Behalte die Nutzung im Blick und stelle das Ausgabenlimit ein (standardmäßig USD 50, einstellbar bis USD 1.000). Exportiere das Audit, wenn du es brauchst; es enthält nur Metadaten.
Was die andere Seite sieht
Ein Kunde scannt, sieht deinen geprüften Namen und dein Bild und ob dort „Empfängt gerade“ oder „Empfängt gerade nicht“ steht, und sendet eine Anfragekarte: eine Buchung, einen Bewertungstext, „Ich habe Unterlagen für Zimmer 212“ oder eine Bitte um Videobestätigung. Keine Datei, kein Foto und keine Aufnahme reist in einem ersten Kontakt. Deine Antwort — Bestätigen, ein Beleg, ein Dankeschön — nimmt den Kontakt für diese Sitzung an, und erst dann fließen die Unterlagen, das Foto oder das Video live.
Wenn etwas schiefgeht
Sind alle Empfänger aus, sagt der Link ehrlich, dass du gerade nicht empfängst; die eine Anfragekarte kann bei weichen Zeiten noch im versiegelten Fach warten, während Dateien auf dem Gerät des Kunden warten. Bei harten Zeiten werden neue Sitzungen mit der nächsten Öffnungszeit abgewiesen. Das Entfernen eines Mitglieds oder Empfängers entzieht sofort den Zugang und wechselt den Posteingangsschlüssel; gedruckte Karten funktionieren weiter.
Für eine Druckerei
Eine Druckerei empfängt Druckdaten wie eine Praxis Unterlagen, mit angehobenen Link-Obergrenzen für Druckdateien. Erstelle pro Produktlinie einen Dokumentlink — „Visitenkarten“, „Großformat“, „Druckdaten für deine Bestellung“ — und stelle die eigenen Werte maxFiles und maxBytes des Links für echte Druckdaten ein, denn die Voreinstellung der Vorlage von 10 Dateien und 50 MB passt zu Briefen, nicht zu Druck-PDFs; beschränke die zugelassenen Typen auf das, was die Druckvorstufe annimmt. Stelle den Desktop-Empfänger auf den Computer der Druckvorstufe, mit seinem Speicherordner im selben Ordner, den deine Preflight-Werkzeuge schon überwachen; jede Datei landet mit einem Begleiteintrag, der Absender, Link und Hash nennt. Die QR-Karte steht an der Theke, und derselbe Link kommt in die E-Mail mit der Bestellbestätigung; ein Laufkunde in deinem WLAN sendet direkt, ohne Relay. Der Chat bleibt der Kanal des Auftrags: „erhalten“, der Korrekturabzug zur Freigabe zurück, die korrigierte Datei noch einmal.
Grenzen
Nach der Bestätigung binden die Vorlagen-Obergrenzen die Live-Übertragung: Dokumente bis zu 10 Dateien und 50 MB, eine Videobestätigung eine Datei und 500 MB, es sei denn, der Link legt eigene Obergrenzen fest (diese beiden Werte sind dezimale Megabyte, 1 MB = 1.000.000 Bytes; jede andere Größe wird in GiB gezählt). Business erlaubt 200 Dateien pro Übertragung, 2 GiB in einem Browser, 1 GiB auf dem iPhone und 50 GiB an einen Empfänger, Räume mit 16 Mitgliedern, 30 GiB und 3.000 Relay-Minuten inklusive pro Monat und einen Verlauf von 90 Tagen auf dem Gerät plus Export. Befristet heißt begrenzter Zugriff, nicht begrenzte Kopien: Einen Screenshot oder eine gespeicherte Kopie können wir nicht verhindern.