Business: a caixa de entrada compartilhada
Uma página da empresa, links de modelo e uma caixa de entrada compartilhada para os clientes enviarem documentos depois que sua equipe disser sim.
Antes de começar
Você precisa do plano Business, a USD 19,99 por mês mais pague conforme o uso. Ele inclui 10 membros (o proprietário conta como um) e 3 receptores; membros extras custam USD 1,99 e receptores extras USD 2,99 por mês. Mantenha um receptor online — o receptor de computador, uma caixa de entrada web aberta ou o celular de um colaborador — para os clientes falarem com você ao vivo.
Passos
- Crie a conta da empresa como proprietário; o proprietário paga e cuida da cobrança.
- Convide membros por e-mail e defina a função de cada um: proprietário, administrador ou colaborador. Cada membro usa os próprios dispositivos, no máximo 3 cada.
- Defina o nome e a foto da página da empresa; o cliente os vê, verificados, antes de tocar a campainha.
- Crie links de modelo para o que você coleta: reserva, avaliação, documento, confirmação, genérico ou sala. Imprima os cartões com QR code para o balcão, a mesa ou a carta.
- Defina o horário de recebimento e se ele é flexível ou rígido, e escolha o roteamento da caixa de entrada: o primeiro que aceitar, ou links atribuídos a um balcão, a um local ou a um membro.
- Trabalhe a caixa de entrada: leia o cartão de solicitação, confira o código de comparação se o cliente estiver com você e depois toque em Confirmar. Marque-se como de plantão ou fora de plantão em cada dispositivo e veja por quem cada sessão foi “atendida”.
- Para um grupo, rotule o link e defina a quantidade esperada, para a caixa de entrada mostrar “3 de 6” conforme os convidados chegam, cada um em uma sessão privada própria.
- Acompanhe o uso e defina o limite de gastos (USD 50 por padrão, ajustável até USD 1.000). Exporte a auditoria quando precisar; ela traz somente metadados.
O que o outro lado vê
Um cliente escaneia, vê seu nome e sua foto verificados e se você está “recebendo agora” ou “não está recebendo agora”, e envia um cartão de solicitação: uma reserva, um texto de avaliação, “tenho documentos para o quarto 212” ou um pedido de confirmação por vídeo. Nenhum arquivo, foto ou gravação viaja em um primeiro contato. Sua resposta — Confirmar, um recibo, um agradecimento — aceita o contato para aquela sessão, e só então os documentos, a foto ou o vídeo fluem ao vivo.
Se algo der errado
Com todos os receptores desligados, o link diz com honestidade que você não está recebendo agora; o único cartão de solicitação ainda pode esperar no compartimento lacrado em horário flexível, enquanto os arquivos esperam no dispositivo do cliente. Em horário rígido, novas sessões são recusadas com o próximo horário de abertura. Remover um membro ou um receptor revoga o acesso na hora e rotaciona a chave da caixa de entrada; os cartões impressos continuam funcionando.
Para uma gráfica
Uma gráfica recebe arte-final como uma clínica recebe documentos, com os limites do link elevados para arquivos de impressão. Crie um link de documento por linha de produtos — “Cartões de visita”, “Grande formato”, “Arte-final do seu pedido” — e defina maxFiles e maxBytes no próprio link para arte-final de verdade, já que o padrão do modelo, de 10 arquivos e 50 MB, serve para cartas, não para PDFs de impressão; restrinja os tipos aceitos ao que a pré-impressão aceita. Coloque o receptor para computador no computador da pré-impressão, com a pasta de destino na mesma pasta que as suas ferramentas de preflight já monitoram; cada arquivo chega com um registro auxiliar (sidecar) que nomeia quem enviou, o link e o hash. O cartão QR fica no balcão e o mesmo link vai no e-mail de confirmação do pedido; um cliente que vem à loja e está no seu Wi-Fi envia direto, sem relay. A conversa continua sendo o canal do trabalho: “recebido”, a prova de volta para aprovação, o arquivo corrigido de novo.
Limites
Depois da confirmação, os limites do modelo valem para a transferência ao vivo: documentos com até 10 arquivos e 50 MB, uma confirmação em vídeo com um arquivo e 500 MB, a menos que o link defina os próprios limites (essas duas cifras são em megabytes decimais, 1 MB = 1.000.000 de bytes; todos os outros tamanhos são contados em GiB). O Business permite 200 arquivos por transferência, 2 GiB em um navegador, 1 GiB no iPhone e 50 GiB para um receptor, salas de 16 membros, 30 GiB e 3.000 minutos via relay incluídos por mês, e histórico no dispositivo por 90 dias mais exportação. Tempo limitado significa acesso limitado, não cópias limitadas: não temos como impedir uma captura de tela ou uma cópia salva.