Business: התיבה המשותפת
דף עסקי, קישורי תבנית ותיבה משותפת, כדי שלקוחות ישלחו מסמכים אחרי שהצוות שלכם אומר כן.
לפני שמתחילים
אתם צריכים את המסלול ה־Business ב-USD 19.99 לחודש בתוספת תשלום לפי שימוש. הוא כולל 10 חברים (הבעלים נספר כאחד) ו-3 מקלטים; חברים נוספים עולים USD 1.99 ומקלטים נוספים USD 2.99 לחודש. השאירו מקלט מחובר — המקלט השולחני, תיבת אינטרנט פתוחה או טלפון של איש צוות — כדי שלקוחות יוכלו להגיע אליכם בזמן אמת.
שלבים
- צרו את חשבון החברה כבעלים; הבעלים משלם ומחזיק בחיוב.
- הזמינו חברים באימייל והגדירו לכל אחד תפקיד: בעלים, מנהל או צוות. כל חבר משתמש במכשירים שלו, 3 לכל היותר לכל אחד.
- הגדירו את השם והתמונה של הדף העסקי; לקוח רואה אותם, מאומתים, לפני שהוא מצלצל.
- צרו קישורי תבנית למה שאתם אוספים: הזמנה, ביקורת, בקשת מסמך, אישור, כללי או חדר. הדפיסו את כרטיסי ה-QR לדלפק, לשולחן או למכתב.
- הגדירו שעות קבלה ואם הן רכות או קשיחות, ובחרו את ניתוב התיבה: הראשון שמאשר, או קישורים שמשויכים לדלפק, למקום או לחבר.
- עבדו בתיבה: קראו את כרטיס הבקשה האחד, בדקו את קוד ההשוואה אם הלקוח לידכם, ואז הקישו על אישור. סמנו את עצמכם בתורנות או לא בתורנות בכל מכשיר, וראו על ידי מי מפגש ״נלקח״.
- לקבוצה, תייגו את הקישור והגדירו מספר צפוי, כדי שהתיבה תציג ״3 מתוך 6״ כשאורחים מגיעים, כל אחד במפגש פרטי משלו.
- עקבו אחרי השימוש והגדירו את תקרת ההוצאה (USD 50 כברירת מחדל, אפשר להגדיר עד USD 1,000). ייצאו את יומן הביקורת כשאתם צריכים אותו; הוא מכיל מטא-נתונים בלבד.
מה הצד השני רואה
לקוח סורק, רואה את השם והתמונה המאומתים שלכם ואם אתם ״מקבלים עכשיו״ או ״לא מקבלים כרגע״, ושולח כרטיס בקשה אחד: הזמנה, טקסט של ביקורת, ״יש לי מסמכים לחדר 212״, או בקשה לאישור בווידאו. שום קובץ, תמונה או הקלטה לא עוברים במגע ראשון. התשובה שלכם — אישור, קבלה, תודה — מקבלת את איש הקשר למפגש הזה, ורק אז המסמכים, התמונה או הווידאו עוברים בזמן אמת.
אם משהו משתבש
כשכל המקלטים כבויים, הקישור אומר בכנות שאתם לא מקבלים כרגע; כרטיס הבקשה האחד עדיין יכול להמתין בחריץ החתום בשעות רכות, בעוד קבצים ממתינים במכשיר של הלקוח. בשעות קשיחות, מפגשים חדשים נדחים עם שעת הפתיחה הבאה. הסרת חבר או מקלט מבטלת גישה מיד ומחליפה את מפתח התיבה; כרטיסים מודפסים ממשיכים לעבוד.
לבית דפוס
בית דפוס מקבל קבצי עיצוב כמו שמרפאה מקבלת מסמכים, עם תקרות קישור מוגדלות לקבצי דפוס. צרו קישור מסמך לכל קו מוצרים — ״כרטיסי ביקור״, ״פורמט גדול״, ״קבצי עיצוב להזמנה שלכם״ — והגדירו לקישור maxFiles ו־maxBytes משלו לפי קבצי עיצוב אמיתיים, כי ברירת המחדל של התבנית, 10 קבצים ו-50 MB, מתאימה למכתבים ולא ל־PDF של דפוס; צמצמו את הסוגים המקובלים למה שההכנה לדפוס (prepress) מקבלת. שימו את מקלט שולחן העבודה במחשב ההכנה לדפוס, עם תיקיית השמירה שלו על התיקייה שכלי הבדיקה המקדימה (preflight) שלכם כבר עוקבים אחריה; כל קובץ נוחת עם רשומת צד שמציינת את השולח, הקישור והגיבוב. כרטיס ה־QR עומד בדלפק, ואותו קישור נכנס לאימייל אישור ההזמנה; לקוח שנכנס מהרחוב ונמצא ב־Wi-Fi שלכם שולח ישירות, בלי ממסר. השרשור נשאר ערוץ העבודה: ״התקבל״, ההגהה שחוזרת לאישור, הקובץ המתוקן שוב.
מגבלות
אחרי האישור, תקרות התבנית חלות על ההעברה החיה: מסמכים עד 10 קבצים ו-50 MB, אישור בווידאו קובץ אחד ו-500 MB, אלא אם הקישור קובע תקרות משלו (שני המספרים האלה הם מגה־בייטים עשרוניים, 1 MB = 1,000,000 בייטים; כל גודל אחר נספר ב-GiB). Business מאפשר 200 קבצים להעברה, 2 GiB בדפדפן, 1 GiB ב־iPhone ו-50 GiB למקלט, חדרים של 16 חברים, 30 GiB ו-3,000 דקות ממסר כלולים בכל חודש, והיסטוריה במכשיר ל-90 ימים בתוספת ייצוא. זמן מוגבל פירושו גישה מוגבלת, לא עותקים מוגבלים: אנחנו לא יכולים למנוע צילום מסך או עותק שמור.