Business: de gedeelde inbox
Een bedrijfspagina, sjabloonlinks en een gedeelde inbox, zodat klanten documenten sturen nadat jouw team ja heeft gezegd.
Voordat je begint
Je hebt het abonnement Business nodig, USD 19,99 per maand plus betalen naar gebruik. Dat bevat 10 leden (de eigenaar telt als één) en 3 ontvangers; extra leden kosten USD 1,99 en extra ontvangers USD 2,99 per maand. Houd een ontvanger online — de desktop-ontvanger, een open webinbox of een telefoon van een medewerker — zodat klanten je live kunnen bereiken.
Stappen
- Maak het bedrijfsaccount aan als eigenaar; de eigenaar betaalt en houdt de facturatie.
- Nodig leden uit per e-mail en stel de rol van elk in: eigenaar, beheerder of medewerker. Elk lid gebruikt zijn eigen apparaten, maximaal 3 per persoon.
- Stel de naam en foto van de bedrijfspagina in; een klant ziet ze, geverifieerd, voordat die aanbelt.
- Maak sjabloonlinks voor wat je verzamelt: reservering, beoordeling, documentverzoek, bevestiging, algemeen of kamer. Print de QR-kaarten voor de balie, de tafel of de brief.
- Stel ontvangsturen in en of ze zacht of hard zijn, en kies de routering van de inbox: wie het eerst accepteert, of links toegewezen aan een balie, een locatie of een lid.
- Verwerk de inbox: lees de ene verzoekkaart, vergelijk de code als de klant bij je is en tik dan op Bevestigen. Zet jezelf op elk apparaat in dienst of uit dienst en zie door wie een sessie “aangenomen” is.
- Voor een groep geef je de link een label en stel je een verwacht aantal in, zodat de inbox “3 van 6” toont terwijl gasten binnenkomen, elk in een eigen privésessie.
- Houd het gebruik in de gaten en stel de bestedingslimiet in (standaard USD 50, in te stellen tot USD 1.000). Exporteer de audit wanneer je hem nodig hebt; hij bevat alleen metadata.
Wat de andere kant ziet
Een klant scant, ziet je geverifieerde naam en foto en of je “ontvangt nu” of “ontvangt nu niet”, en stuurt één verzoekkaart: een reservering, een beoordelingstekst, “Ik heb documenten voor kamer 212” of een verzoek om videobevestiging. Er reist geen bestand, foto of opname mee in een eerste contact. Jouw antwoord — Bevestigen, een ontvangstbewijs, een bedankje — accepteert het contact voor die sessie, en pas daarna stromen de documenten, foto of video live.
Als er iets misgaat
Als elke ontvanger uit staat, zegt de link eerlijk dat je nu niet ontvangt; de ene verzoekkaart kan bij zachte uren nog in het verzegelde vak wachten, terwijl bestanden op het apparaat van de klant wachten. Bij harde uren worden nieuwe sessies geweigerd met de volgende openingstijd. Een lid of ontvanger verwijderen trekt de toegang meteen in en vernieuwt de inboxsleutel; geprinte kaarten blijven werken.
Voor een drukkerij
Een drukkerij ontvangt artwork zoals een kliniek documenten ontvangt, met de limieten van de link verhoogd voor persbestanden. Maak per productlijn een documentlink — “Visitekaartjes”, “Groot formaat”, “Artwork voor je bestelling” — en stel de eigen maxFiles en maxBytes van de link in voor echt artwork, want de standaard van het sjabloon van 10 bestanden en 50 MB past bij brieven, niet bij persklare pdf-bestanden; beperk de geaccepteerde typen tot wat de prepress aanneemt. Zet de desktop-ontvanger op de prepresscomputer met de opslagmap op dezelfde map die je preflighttools al in de gaten houden; elk bestand komt aan met een sidecar-record dat de afzender, de link en de hash noemt. De QR-kaart staat aan de balie en dezelfde link staat in de orderbevestiging per e-mail; een klant die binnenloopt en op jouw wifi zit, verstuurt direct zonder relais. De chat blijft het kanaal van de klus: “ontvangen”, de proef terug ter goedkeuring, het gecorrigeerde bestand opnieuw.
Limieten
Na bevestiging gelden de limieten van het sjabloon voor de live overdracht: documenten tot 10 bestanden en 50 MB, een videobevestiging één bestand en 500 MB, tenzij de link eigen limieten instelt (die twee getallen zijn decimale megabytes, 1 MB = 1.000.000 bytes; elke andere grootte wordt in GiB geteld). Business staat 200 bestanden per overdracht toe, 2 GiB in een browser, 1 GiB op iPhone en 50 GiB naar een ontvanger, kamers van 16 leden, 30 GiB en 3.000 relaisminuten inbegrepen per maand, en 90 dagen geschiedenis op het apparaat plus export. Beperkte tijd betekent beperkte toegang, geen beperkt aantal kopieën: we kunnen een screenshot of een opgeslagen kopie niet tegenhouden.